Blog

Kedy vymeniť účtovníka ?

Účtovnú spoločnosť môže firma meniť z rôznych dôvodov a v rôznych časoch. Ak ste si mysleli, že je to možné len od začiatku roka, resp. účtovného obdobia, mýlili ste sa.

Ak ste si mysleli, že môžete vymeniť účtovnú spoločnosť len s rovnakým účtovným softvérom, aký používal váš predchádzajúci účtovník, ani to nie je pravda. Zmena účtovníka nemusí byť žiadna veda.

Ako zmeniť účtovnú spoločnosť, podľa čoho si vybrať účtovnú spoločnosť a čo všetko robí nový účtovník, aby správne pokračoval vo vedení účtovníctva sa dočítate nižšie.

Zmena účtovníka ako inovatívny pohľad na vec

Dnes už neplatí, že firmy menia účtovníka len ak účtovník robí chyby. Čoraz väčším trendom sa stáva, že firma sa rozhodne zmeniť svojho účtovníka, aby priniesol nový pohľad na dlho zaužívaný systém. Nový účtovník, s novým pohľadom na rovnakú vec vie priniesť mnohokrát kreatívnejšie riešenia, ktoré boli v dôsledku rutiny postupov zabúdané a tým firme môže ušetriť nemalé finančné prostriedky, alebo zefektívniť cash-flow. Niekedy takáto zmena môže odhaliť aj nedostatky v účtovníctve, ktoré do teraz neboli zjavné.

Zmena účtovníka pre nespokojnosť alebo jeho chybovosť

Stále však platí hlboko zakorenené pravidlo, že mením účtovníka už ak je zle. To v praxi môže znamenať, že o jeho výmene začnete uvažovať až keď sa účtovník dopustí chyby alebo hrubého zanedbania svojich povinností. Podnikatelia pri takýchto situáciách nezvyknúť váhať s výmenou.

No skúsený podnikateľ by mal takýmto nedostatkom predchádzať a snažiť sa vnímať už prvé signály, že niečo nie je v poriadku.

Komunikácia

Prvým signálom býva nedostatočná komunikácia. Ak s účtovníkom nie je dobrá komunikácia, ak včas nereaguje na vaše požiadavky, resp. všetko robí na poslednú chvíľu, skôr či neskôr sa chyba dostaví, ktorá môže mať na spoločnosť negatívny vplyv.

Neochota

Mnoho podnikateľov sa stretáva s tým, že požadujú od účtovníka zapracovanie zmien, no ten je neochotný vec prerobiť, pretože by to pre neho znamenalo prácu naviac. Namiesto zmeny sa podnikateľovi vráti množstvo výhovoriek a názorov prečo už danú vec nezmeniť a držať sa pôvodneho stavu. Ak sa takéto situácie stávajú, mal by to byť pre vás rovnaký signál na prehodnotenie spolupráce. Podnikanie predsta prináša množstvo nepredvídaných zmien, ktoré ak sa nezapracujú, môžu brzdiť rozvoj firmy.

Chybovosť

Ak sa váš účtovník opakovane dopúšťa chýb, ktoré vám prinášajú pokuty alebo majú negatívny dopad na vaše podnikanie, v takomto prípade nie je čo riešiť. Toto býva najvyšší čas, kedy treba zvážiť výmenu dodávateľa účtovných služieb. Samozrejme, kto nič nerobí, nerobí ani chyby. Nejaká tá chyba sa vždy stane, no ak sú chyby na pravidelnej báze, nie je to v poriadku.

Životné situácie

Okrem dobrovoľnej zmeny účtovníka môže prísť aj tá nútená, kedy aj ste s účtovníkom spokojný, ale váš účtovník odíde napr. na materskú, do dôchodku, alebo len prestane s činnosťou účtovníka, aj vtedy sa treba poobzerať po novej účtovnej spoločnosti, tu však platí pravidlo, čím skôr tým lepšie. Najideálnejším riešením býva, keď nová účtovná spoločnosť má dostatočný čas na prevzatie účtovníctva, prispôsobenie sa mu, a možnosť krátkej spolupráce s predchádzajúcim účtovníkom

Výber účtovníka

Ak ste sa rozhodli zmeniť účtovník z akéhokoľvek dôvodu, prichádza ďalší problém v podobe dilemy ako si vybrať toho správneho. Pri výbere účtovníka už neplatí, že sa podnikatelia obracajú na účtovné firmy v najbližšom okolí. Účtovník môže byť od spoločnosti vzdialený aj stovku kilometrov a nie je to žiaden problém. V súčasnosti je trend vytvárania elektronických verzií dokumentov a preto je veľmi jednoduché ich zdieľať na diaľku rôznymi formami ako napr: email, virtuálne. úložisko a pod. Osobné stretnutie stačí len pre riešenie mimoriadnych situácií, čo v neposlednom rade šetrí čas.

Podľa prieskumu, ktorý uskutočnil portál podnikajte.sk na 160 firmách sú pre slovenských podnikateľov, ktorí hľadajú nového účtovníka dôležité najmä dobrá komunikácia s účtovníkom, sympatia či ochota, ďalej sú dôležité referencie a komplexné riešenie problematiky. Podľa prieskumu predstavujú tieto kritéria až 59 % a preto si firma vie už v tomto okamihu urobiť názor na účtovníka.

Čo potrebujete k zmene účtovníka?

Ak ste sa rozhodli pre zmenu účtovníka, ideálne je od pôvodného účtovníka vypýtať nasledovné účtovné doklady za obdobie od začiatku účtovného roka, do dňa do kedy vám vedie pôvodný účtovník účtovníctvo:

• Hlavnú knihu,
• Účtovný denník,
• Prehľad neuhradených záväzkov,
• Prehľad nezinkasovaných pohľadávok,
• Knihu dlhodobého aj krátkodobého majetku a
• Inventarizáciu zostatkov účtov k poslednému dňu.

Všetky tieto doklady vygeneruje akýkoľvek účtovný program, takže by to nemal byť pre žiadneho účtovníka problém.

S takto získanými údajmi, nový účtovník zvládne plynulý prechod účtovania. Môže však nastať situácia, kedy váš pôvodný účtovník nie je ochotný poskytnúť žiadne údaje. V takomto prípade to treba včas oznámiť novému účtovníkovi a ten si s tým už poradí sám. Je to síce o niečo komplikovanejšie, no dobrý účtovník to zvládne.

L.R. ©Corlonez a.s. Dátum: 10.7.2018