Blog

Právnické aj fyzické osoby - podnikatelia, ktorí na území Slovenskej republiky vykonávajú podnikateľskú činnosť majú zo zákona povinnosť viesť účtovníctvo, ktoré musí správne a pravdivo odrážať ekonomickú situáciu podniku.

Podniky si môžu vedenie svojho účtovníctva zabezpečiť dvoma spôsobmi: interne alebo externe. Interné vedenie účtovníctva znamená, že vo firme zamestnáte osobu zodpovednú za kompletné spracovanie účtovníctva podniku. Externé vedenie účtovníctva predstavuje, že účtovnícke služby outsourcujete – máte na nich externého dodávateľa.

Kedy viesť účtovníctvo externe a kedy interným spôsobom?

Pri výbere vhodného spôsobu vedenia účtovníctva je dôležité zvážiť niekoľko faktorov, napr. veľkosť podniku, organizačnú štruktúru podniku, počet zamestnancov, periodicitu fakturovania a pod.

Ďalej si bližšie rozoberieme výhody a nevýhody oboch foriem vedenia účtovníctva.

Externé vedenie účtovníctva (outsourcing)

Výhody:

• nižšie náklady (účtovným spoločnostiam zväčša platíte mesačný paušál, napr. 50 eur a v tejto cene máte kompletné vedenie účtovníctva aj s podaním daňového priznania)
• komplexné poradenstvo (účtovné spoločnosti sú po personálnej stránke tvorené účtovníkmi, právnikmi prípadne daňovými poradcami, takže majú komplexný objektívny pohľad na Váš podnik)
• dostupnosť „na telefóne“ (ak si niečo potrebujete overiť, neváhajte zavolať svojmu účtovníkovi)
• účtovné spoločnosti komunikujú s úradmi rýchlejšie a efektívne

Nevýhody:

• účtovné doklady nemáte „po ruke“ (musíte si ich vyžiadať od svojej účt. firmy vopred)
• odporúčame si účtovné doklady zálohovať, nakoľko vždy existuje riziko straty či poškodenia dokladov druhou stranou
• vymedziť zodpovednosť účtovnej firmy za prípadne chyby v účtovníctve

Interné vedenie účtovníctva

Výhody:

• všetky informácie z účtovníctva máte rýchlo dostupné
• účtovníctvo máte pod väčšou kontrolou
• znižuje sa riziko straty účtovných dokumentov
• lepší prehľad o účtovných operáciách v podniku

Nevýhody:

• drahší spôsob (mesačná mzda účtovníkovi, odvody, poistné ...)
• väčšie nároky na vedomosti účtovníka (vyžaduje sa od neho komplexné ovládanie účtovnej problematiky a neustále vzdelávanie)
• systém kontroly (ak je vo firme jeden účtovník, tak kontroluje sám seba, čo môže spôsobiť prehliadnutie prípadných chýb).
• v prípade pochybenia účtovníka neviete prenášať zodpovednosť na inú osobu

Od našich klientov dostávame množstvo otázok, týkajúcich sa buď našich služieb alebo konkrétnych postupov v mnohých veciach, ktoré s nimi preberáme.

Na otázky vždy radi odpovedáme a pre lepšiu orientáciu klienta sme sa rozhodli tieto najčastejšie sa opakujúce otázky zosumarizovať a zverejniť ich spolu s odpoveďami v tomto blogu.

Na akej obchodnej báze s novým klientom spolupracujete? Uzatvára sa zmluva o spolupráci, zmluva o vedení účtovníctva alebo iný typ zmluvy?

Na začiatku spolupráce s našimi klientami uzatvárame zmluvu o poskytovaní účtovných služieb, kde sú presne upravené všetky práva a povinnosti ako zákazníka, tak aj nás ako poskytovateľa a všetky podmienky spolupráce. Sme však otvorení diskutovať o individuálnych požiadavkách každého klienta.

Aký spôsob doručovania účtovných dokumentov zo strany klienta uprednostňujete? Osobne, poštou alebo elektronicky?

Nakoľko je v našom záujme, aby bola účtovná dokumentácia klienta čo najaktuálnejšia a v poriadku, najrýchlejší spôsob ako dopraviť doklady účtovníčke je zaslať ich naskenované prostredníctvom e-mailu. Akonáhle účtovníčka doklady obdrží, informuje klienta.

Takisto po ich zaúčtovaní zašle klientovi požadované výstupy, na základe ktorých si môže overiť, že svoju prácu vykonala. Z toho vyplýva, že originálne doklady zostávajú klientovi, my budeme vlastniť len kópie.

Avšak ak bude vyhovovať klientovi odovzdávanie originálnych dokladov prostredníctvom pošty alebo osobne, nie je to problém. Starostlivo dokumentáciu uschováme v bezpečnostných trezoroch, ktoré máme priamo v spoločnosti.

Upozorňujete klienta na dôležité termíny, deadliny a významné zmeny v zákonoch, ktoré môžu potenciálne ovplyvniť jeho podnikanie?

Nakoľko je neustále vzdelávanie a získavanie aktuálnych informácii pre našich zamestnancov prioritou, všetky informácie týkajúce sa podnikania klienta mu budú včas oznámené a tiež zapracované do účtovníctva.

Odpadá klientovi nutnosť navštevovania úradov? Vybavujete tieto náležitosti v mene klienta?

Čo sa týka styku s daňovým úradom, existuje možnosť elektronickej komunikácie s daňovým úradom za klienta (pre platcu DPH je to povinnosťou, pre neplatcu je to možnosťou).

V rámci vedenia mzdovej agendy a spracovania miezd na seba preberáme zodpovednosť za elektronické podávanie mesačných výkazov a oznámení o zamestnancoch, ročných zúčtovaní, prehľadov a ročných hlásení. Klientovi budú však samozrejme zasielané tlačivá, ktoré sa elektronicky odosielajú do poisťovní.

Do akej miery preberáte zodpovednosť za prípadné chyby urobené v klientovom účtovníctve, z ktorých môžu vyplývať určité penále a pokuty?

Zodpovednosti za vedenie účtovníctva preberáme len do tej miery, v akej sú tieto upravené v zmluve o poskytovaní účtovných služieb. Naša spoločnosť bude zodpovedať za činnosti spojené s predmetom činnosti, čiže napríklad správne zaúčtovanie dokladov, ktoré boli účtovníčke odovzdané a dodržanie zákonom stanovených lehôt.

Nikdy však nebude naša spoločnosť zodpovedať za podnikanie klienta, teda za to, či nám odovzdal všetky doklady v dohodnutej lehote alebo či boli tieto doklady pravé a pravdivé.

Aké sú ceny za vedenie účtovníctva? Platí klient za túto službu paušálne, podľa počtu dokladov alebo iným spôsobom?

Máme vytvorené cenové balíčky, ktoré sa vedia prispôsobiť požiadavkám klientov a odvíjajú sa od počtu odovzdaných dokladov. Pre bližšie informácie ohľadom cien nás stačí kontaktovať, vytvoríme ponuku na mieru klientovej firmy.

Firma (s.r.o.) plánuje zamestnať prvého zamestnanca. Zabezpečujete aj kompletné mzdové účtovníctvo?

Áno, v rámci našich poskytovaných služieb je tiež vedenie personálnej agendy a spracovanie miezd.

Musí klient prípadnú daňovú kontrolu absolvovať sám alebo sa jej zúčastňujete aj Vy?

V prípade, že takáto situácia nastane, poskytujeme tiež službu zastupovania pred daňovým úradom. Existuje zriedkavá možnosť, že si daňový úrad vyžiada komunikáciu priamo s daňovým subjektom, no prax ukazuje, že sa to stáva veľmi ojedinele.

V prípade ukončenia spolupráce s klientom mu odovzdáte všetky doposiaľ vzniknuté a zaúčtované účtovné dokumenty?

Ak bude klient chcieť našu spoluprácu z akýchkoľvek dôvodov ukončiť, všetky dokumenty a dokumenty potrebné pre pokračovanie v účtovníctve budú odovzdané do rúk klienta.

Sú potrebné pravidelné stretnutia ohľadom účtovníctva alebo klienta v prípade potreby vždy kontaktujete?

Pravidelné stretnutia nebudú potrebné, ak sa budú plniť všetky dohodnuté termíny odovzdávania dokladov. Ak však klient bude chcieť, stretnutia radi uvítame.

Či už zvolíte jeden alebo druhý spôsob vedenia účtovníctva, netreba zabúdať na to, že za verné a pravdivé zobrazenie skutočností o ekonomickej situácii spoločnosti ste zodpovedný práve Vy.

Preto je dôležíte nájsť si na vedenie účtovníctva kvalifikovaného zamestnanca alebo pri externom vedení účtovníctva dbať na výber skúsenej a zodpovedej účtovnej spoločnosti, ktorá zabezpečí jeho bezchybný stav.

Autor: © Corlonez advisory s.r.o. Dátum: 4.11. 2015